bisnisrakyat.id Stempel memiliki pengertian yang hampir sama dengan cap dan meterai, meskipun dalam praktik ada perbedaan, stempel (Belanda) berarti stempel atau cap yang mana kata kerja stempelen berarti membubuhkan cap. 

Cap adalah hasil cetakan gambar, tulisan, atau keduanya pada suatu benda. Meterai hampir sama artinya dengan cap, namun sehari-hari ditafsirkan sebagai benda mirip prangko yang dibubuhkan pada kertas berharga seperti perjanjian dan kuitansi, stempel adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan bagian ‘negatif’ dari cap, sedangkan cap adalah bagian ‘positif’ yang tercetak di kertas.

Stempel, cap, dan meterai adalah bentuk simbolis yang merepresentasikan keberadaan atau kehadiran seseorang, pejabat atau kelompok dengan wujudnya telah lama dikenal dalam sejarah manusia, sebagaimana tampak dari banyak peninggalan sejarah.

Bahkan sudah ada cabang ilmu khusus yang mempelajari keberadaan stempel, cap, meterai, relief, patung, atau gambar kecil, yang disebut dengan Sigilografi.

Stempel berfungsi sebagai tanpa pengenal dari orang yang namanya tertera atau tanda tangannya tercantum dalam dokumen. Sebenarnya, dengan nama dan tanda tangan pun, kehadiran dan persetujuan seseorang bisa diketahui, namun dengan stempel, keyakinan atas persetujuan semakin kuat.

Baca juga: 8 Kelebihan Aplikasi MYOB

Misalkan tanda tangan dalam suatu kontrak. Tanda tangan yang dibubuhkan para pihak dalam kontrak mengandung arti bahwa para pihak sudah setuju dengan kontrak tersebut, termasuk sudah setuju dengan isinya (Fuady, 2007: 89). Lantas, apakah stempel masih perlu jika sudah ada tanda tangan?

Pertanyaan Anda, apakah ada peraturan di Indonesia yang mewajibkan suatu perseroan menggunakan stempel, harus dilihat dari ketentuan perundang-undangan tentang perseroan. 

UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (UU Perseoran Terbatas). Pasal 5 UU Perseroan Terbatas menyebutkan (i) perseroan mempunyai nama dan tempat kedudukan dalam wilayah negara Republik Indonesia yang ditentukan dalam anggaran dasar; (ii) perseroan mempunyai alamat lengkap sesuai dengan tempat kedudukannya; (iii) dalam surat menyurat, pengumuman yang diterbitkan oleh perseroan, barang cetakan, dan akta dalam hal perseroan menjadi pihak harus menyebutkan nama dan alamat lengkap perseroan.

Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan mungkin bisa dijadikan rujukan lain jika kita menganggap stempel sebagai dokumen perusahaan. 

Berdasarkan UU ini, dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Undang-Undang No. 3 Tahun 1982 tentang Wajib Daftar Perusahaan memuat apa saja dokumen yang harus disiapkan dan didaftarkan. 

Dari seluruh persyaratan yang ditentukan tak ada disinggung sama sekali tentang stempel perusahaan. Yang ada hanya nama dan tanda tangan pengurus.

Peraturan Pemerintah No. 43 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pengajuan dan Pemakaian Nama Perseroan pun tak menyinggung sama sekali stempel perusahaan. 

Bahkan dalam Peraturan Menteri Hukum dan HAM No. M.HH-01.01 Tahun 2011 mengenai dokumen pendukung yang harus disertakan dalam pendirian perusahaan, tak disinggung sama sekali stempel perusahaan.

Baca juga: 5 Tanda yang Membedakan Lobster Jantan dan Betina

Pasal 6 huruf f Peraturan tersebut menyebutkan dokumen berupa surat keterangan mengenai alamat lengkap perseroan dari pengelola gedung atau surat pernyataan mengenai alamat lengkap perseroan yang ditandatangani oleh semua anggota direksi bersama-sama semua pendiri serta semua anggota Dewan Komisaris Perseroan.

Peraturan Menteri Perdagangan No. 37/M-Dag/Per/9/2007 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Perusahaan disinggung tentang penggunaan stempel perusahaan yang fungsinya untuk memperkuat keabsahan dokumen. 

Mengenai dokumen apa saja yang harus memuat stempel, sesuai pertanyaan kedua Anda, kami sarankan baca lampiran Permendag ini.

Irma Devita dalam tulisannya “Pendirian Perseroan Terbatas” memasukkan stempel perusahaan sebagai salah syarat dokumen pelengkap untuk mengurus izin-izin perusahaan.

Sepanjang pengetahuan kami, bentuk, jenis, dan mekanisme teknis penggunaan stempel perusahaan biasanya diatur dalam anggaran dasar atau anggaran rumah tangga perusahaan.

Di lingkungan pemerintahan dikenal ‘cap jabatan’ dan penggunaan meterai dalam dokumen di instansi pemerintah atau pejabat umum. Mengenai cap jabatan, umumnya diatur dalam tata naskah dinas atau struktur masing-masing organisasi yang mana penyeragaman cap jabatan diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan No. Kep-1104/MK/8/1976.

Penggunaan meterai telah diatur sejak zaman Belanda, lewat Zegelverordening 1921, dan diubah sejak kemerdekaan, dan terakhir dengan UU No. 13 Tahun 1985 tentang Bea Meterai. Pencantuman istilah bea materai menandakan bahwa meterai telah menjadi sumber pendapatan negara (Barata dan Djuhaidat, 2005).

Baca juga: 10 Penyakit yang Sering Muncul pada Udang Budidaya