bisnisrakyat.id - Dalam akuntansi, mengelola kas kecil melibatkan pencatatan, pengendalian, serta pelaporan transaksi keuangan yang melibatkan uang tunai yang digunakan untuk keperluan sehari-hari dalam bisnis.

Kas kecil memiliki manfaat yang besar, namun juga perlu memastikan bahwa pengelolaannya dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan prosedur akuntansi yang benar. Hal ini membantu dalam mencegah penyelewengan dan memastikan bahwa keuangan bisnis tetap teroganisir dan dapat dipertanggungjawabkan.

Berikut Langkah-langkah umum yang dapat kalian ikuti dalam mengelola kas kecil  dalam akuntansi:

Baca juga: Inilah Pajak-Pajak yang Wajib Dibayar oleh Perusahaan

Membuat Kas Kecil: Dalam membuat kas kecil, yang pertama dilakukan yaitu menentukan jumlah uang yang akan digunakan sebagai kas kecil. Kemudian pisahkan kas kecil tersebut dari kas besar atau rekening bank utama.

Catat Setiap Transaksi: Setiap kali uang tunai diambil dari kas kecil atau ditempatkan kembali, pastikan catat transaksi tersebut. Hal ini melibatkan penjelasan yang jelas mengenai penggunaan uang tersebut. Setelah itu catat terkait tanggal, jumlah, dan tujuan transaksi. Selalu gunakan bukti transaksi seperti faktur, bon, atau struk pembelian sebagai dukungan pencatatan.

Penyusunan Buku Kas Kecil: Buat buku kas kecil yang mencatat setiap transaksi secara teratur, dan pastikan pencatatan secara rapi dan mudah dimengerti.

Penjelasan dan Persetujuan: Memastikan bahwa setiap transaksi dikaitkan dengan penjelasan yang memadai dan disetujui oleh pihak yang berwenang (biasanya atasan atau manajer). Hal ini membantu mencegah penyalahgunaan atau penyelewengan dana kas kecil.

Baca juga: Pengertian dan Metode Kas Kecil (Petty Cash)

Pengendalian: Menetapkan kebijakan pengendalian yang membatasi akses ke kas kecil, dimana hanya orang yang berwenang saja yang boleh mengaksesnya. Selain itu, tentukan batasan jumlah maksimum yang dapat ditarik dari kas kecil tanpa persetujuan khusus.

Rekonsiliasi dan Laporan: Lakukan rekonsiliasi kas kecil secara berkala, missal setiap bulan atau kuartal. Kemudian buat laporan tentang penggunaan kas kecil, dan pastikan laporan ini akurat. Laporan ini harus mencakup saldo awal, transaksi masuk dan keluar, serta saldo akhir.

Audit Internal: Melakukan audit internal secara teratur untuk memastikan kepatuhan dengan prosedur dan kebijakan yang ditetapkan. Hal ini membantu mengidentifikasi masalah atau kecurangan sejak dini.

Ketepatan Pajak: Pastikan bahwa setiap transaksi yang melibatkan kas kecil mematuhi hukum pajak yang berlaku. Hal ini termasuk pencatatan pajak yang sesuai.

Penyimpanan dan Keamanan: Simpanlah uang tunai kas kecil denga naman dalam brankas atau tempat penyimpanan yang aman. Lindungi kas kecil dari risiko pencurian atau penyalahgunaan.

Pelaporan Keuangan: Sertakan informasi tentang kas kecil dalam laporan keuangan Anda agar pemilik bisnis atau pihak yang berkepentingan lainnya bisa memahami penggunaan uang tunai dalam bisnis.

Baca juga: Alasan Akuntansi Penting Bagi Bisnis Pemula