bisnisrakyat.id - Apabila kita seringkali melakukan transaksi pembelian barang secara online, mungkin kita tidak asing dengan istilah PO atau Pre-Order dalam kegiatan beli secara online, artinya kita sebagai pembeli memesan produk dan pembayaran ke penjual terlebih dahulu.

Namun, istilah PO juga diartikan sebagai Purchase Order dan memiliki peran penting bagi para pebisnis yang melakukan kegiatan order suatu produk ke para supplier.

Purchase Order (PO) dalam akuntansi merupakan dokumen yang biasa ditulis oleh para pembeli dan diajukan kepada supplier untuk disetujui dan dikirimkan produknya kepada pembeli. Dalam membuat dokumen Purchase Order tidak sembarangan dibuat, harus ada beberapa hal yang harus dicantumkan dalam Purchase Order seperti tanggal pemesanan, keterangan produk, kuantitas, harga, total pembayaran, tanggal jatuh tempo bayar apabila pembayaran dengan sistem kredit, dan catatan-catatan tambahan.

Baca juga: Laporan Perubahan Modal: Pengertian dan Manfaat

Purchase Order memiliki banyak manfaat pada operasi bisnis diantaranya:

Kendali Biaya: Purchase Order dapat membantu dan mengendalikan biaya dengan merinci spesifikasi barang atau jasa, harga, dan jumlah yang akan dibeli. Sehingga pembelian yang dilakukan dapat sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

Transparansi: Dalam sistem Purchase Order memberikan transparansi pada proses pembelian. Sehingga memungkinkan semua pihak dapat terlibat untuk memahami syarat-syarat pembelian dengan detail.

Pencacatan yang Akurat: Purchase Order membuat catatan transaksi yang lebih akurat, karena hal ini penting dalam pembukuan perusahaan dan proses audit jadi lebih mudah.

Mengatur Persediaan yang Lebih Baik: Purchase Order membantu dalam pengelolaan persediaan yang lebih baik. Dengan melihat data-data pesanan yang tertunda atau belum diproses, perusahaan dalam merencanakan persediaannya lebih efisien.

Pengelolaan Utang: Dengan adanya catatan tanggal jatuh tempo pada dokumen Purchase Order, dapat membantu dalam memantau utang kepada supplier. Sehingga perusahaan dapat memastikan pembayarannya akan dilakukan sesuai dengan syarat yang telah disetujui dua belah pihak.

Terhindar dari Kontrak yang Tidak Sesuai: Adanya dokumen Purchase Order memastikan bahwa pembelian telah sesuai dengan kontrak yang telah disetujui oleh Supplier. Sehingga hal ini dapat terhindar dari suatu konflik hukum atau ketidaksesuaian.

Mudah dalam Proses Pencatatan dan Audit: Dokumen Purchase Order menjadi bukti dokumentasi yang mudah diikuti, dan berguna dalam proses audit baik internal maupun eksternal.

Baca juga: Langkah-langkah Dalam Mengelola Kas Kecil

Hubungan dengan Supplier Meningkat: Adanya penggunaan Purchase Order yang konsisten secara tidak langsung dapat meningkatkan hubungan dengan Supplier. Karena merupakan bentuk kepercayaan bahwa pesanan dari mereka akan dipenuhi atau dibayar sesuai dengan syarat yang telah disepakati

Melacak Pesanan: Adanya Purchase Order memudahkan dalam melacak pesanan. Hal ini terkait mengidentifikasi status pesanannya, perkiraan pengiriman dan tanggal sampainya, serta bentuk pengirimannya dalam bentuk barang atau jasa.

Memantau Kinerja Pemasok: Data dari pengguna Purchase Order dapat mengidentifikasi untuk menilai kinerja dan melakukan evaluasi bila kualitas dalam pengiriman tidak sesuai yang diharapkan.

Meminimalisir Kesalahan: Hal ini berkaitan dengan jumlah pesanan barang atau jasa yang kurang dan keterangan barang atau jasa yang dipesan.

Sehingga dalam penggunaan Purchase Order merupakan praktik yang baik dalam mengelola pembelian karena membantu untuk terhindar dari kesalahan-kesalahan dan menciptakan proses beli yang terdokumentasi dengan baik dan lebih efisien.

Baca juga: Mekanisme Penyusunan Neraca Lajur